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Digitalizzazione di archivi e fondi documentari
Percorsi di digitalizzazione per documenti, fascicoli, carte d’archivio e raccolte storiche, dalla preparazione dell’originale alla consegna di file ordinati, controllati e descritti.
PER ARCHIVI STORICI, ENTI, FONDAZIONI E COLLEZIONI
Un archivio digitale deve conservare il contesto, non solo l’immagine.
La sequenza dei documenti, la struttura dei fascicoli, le segnature e i rapporti tra le unità fanno parte del patrimonio informativo dell’archivio.
Il progetto viene quindi costruito per mantenere la corrispondenza tra originale, file digitale e dati descrittivi, con controlli continui sull’ordine e sulla completezza.
Quali materiali possiamo digitalizzare
Il flusso viene adattato alla tipologia documentaria, allo stato di conservazione e alla struttura del fondo.
Documenti e fascicoli
Carte sciolte, fascicoli amministrativi, corrispondenza e serie documentarie.
Registri e volumi
Unità rilegate che richiedono attenzione ad apertura, leggibilità e manipolazione.
Mappe e documenti allegati
Materiali eterogenei presenti all’interno di fascicoli o serie archivistiche.
Fondi misti
Raccolte che combinano documenti, fotografie, disegni e altri supporti.
Un flusso progettato prima dell’acquisizione
Prima di acquisire vengono definiti ordine di lavoro, criteri di denominazione, livelli descrittivi, controlli e modalità di consegna.
01 · Analisi del fondo
Consistenza, ordinamento, formati, stato conservativo e obiettivi del progetto.
02 · Preparazione
Predisposizione delle unità, sequenza di lavoro e movimentazione controllata.
03 · Acquisizione
Riproduzione digitale coerente con le specifiche tecniche e la leggibilità dell’originale.
04 · Controllo qualità
Verifica di completezza, sequenza, orientamento, nitidezza e corrispondenza.
05 · Naming e metadati
Denominazione dei file e associazione dei dati descrittivi secondo il progetto.
06 · Consegna
Master, derivati e struttura organizzativa pronta per conservazione o consultazione.
CONSEGNA E ORGANIZZAZIONE
Un archivio digitale strutturato, non una cartella di scansioni
La consegna viene progettata per rendere i file comprensibili e gestibili anche dopo la fine del cantiere.
- master digitali e derivati secondo le esigenze del progetto;
- struttura delle cartelle coerente con il fondo;
- naming controllato e verificabile;
- controllo qualità e completezza;
- metadati concordati con l’ente;
- indicazioni per conservazione e consultazione digitale.
PROGETTO PILOTA
Testare il metodo su un nucleo rappresentativo.
Un campione iniziale permette di verificare tempi, criticità, qualità dell’acquisizione, struttura dei file e livello di descrizione prima di estendere il lavoro all’intero fondo.
Competenze conservative applicate al flusso digitale
L’esperienza su fondi librari, documentazione grafica e materiali archivistici consente di affrontare la digitalizzazione tenendo insieme tutela dell’originale, ordine documentario e qualità del risultato digitale.
Conservazione e digitalizzazione nello stesso processo
La preparazione del materiale, la corretta manipolazione e il controllo dello stato conservativo vengono integrati nel flusso per ridurre rischi e incoerenze durante l’acquisizione.
DOMANDE FREQUENTI
Prima di avviare il progetto
Quanto costa digitalizzare un archivio?
Dipende da quantità, formati, struttura del fondo, stato conservativo, livello di metadatazione e requisiti di consegna. Un campione preliminare permette di stimare il lavoro in modo più affidabile.
È necessario riordinare tutto prima?
Non sempre. Occorre però definire con chiarezza la struttura di riferimento e la sequenza di acquisizione per evitare di perdere le relazioni tra le unità.
Potete occuparvi anche dei metadati?
Sì, il progetto può includere naming, struttura delle cartelle e metadatazione secondo lo schema concordato.
È possibile lavorare per lotti?
Sì. Per fondi ampi il lavoro può essere suddiviso in lotti progressivi con verifiche intermedie.
Hai un archivio o un fondo documentario da digitalizzare?
Possiamo partire dalla consistenza del fondo e da un campione rappresentativo per definire un progetto sostenibile, controllabile e adatto alle finalità dell’ente.