Piano di emergenza per archivi e biblioteche: proteggere libri e documenti
Perché predisporre un piano di emergenza
Un allagamento, un’infiltrazione, un incendio o un’interruzione prolungata degli impianti possono compromettere in poche ore un patrimonio documentario conservato per secoli. Per biblioteche, archivi e fondazioni, la gestione dell’emergenza non dovrebbe iniziare quando il danno è già avvenuto: occorre definire in anticipo responsabilità, priorità, procedure e risorse.
Il piano di emergenza per i beni librari e archivistici integra, senza sostituirli, i piani di sicurezza delle persone, di evacuazione e antincendio previsti dalla normativa. La tutela delle persone e l’intervento dei soccorritori hanno sempre precedenza sul recupero dei materiali.
1. Conoscere il patrimonio e valutare i rischi
Il primo passo consiste nel censire depositi, sale di consultazione, locali tecnici e collezioni, individuando le vulnerabilità: tubazioni sovrastanti, coperture, finestre, impianti elettrici, locali interrati, esposizione a esondazioni e difficoltà di accesso. È utile disporre di planimetrie aggiornate e di un elenco dei nuclei documentari prioritari.
Le priorità di salvataggio devono essere motivate e condivise: unicità dei documenti, valore storico, fragilità dei supporti, disponibilità di copie e possibilità concreta di recupero. Non è sufficiente basarsi sul solo valore economico.
2. Organizzare ruoli, contatti e materiali
Il piano deve indicare chi autorizza gli interventi, chi coordina il recupero, chi documenta lo stato dei beni e chi contatta restauratori, strutture di conservazione temporanea e servizi specializzati. Conservare copie dei contatti e delle procedure anche fuori sede, in formato accessibile in caso di blackout.
Un kit di prima risposta può comprendere dispositivi di protezione adeguati alla valutazione dei rischi, teli impermeabili, contenitori rigidi, etichette, matite, schede di registrazione, materiale assorbente non a contatto con superfici sensibili e strumenti per la documentazione fotografica. La dotazione va verificata periodicamente.
3. Cosa fare nelle prime ore dopo un danno da acqua
- Accertare con i responsabili della sicurezza che l’area sia accessibile e che siano esclusi rischi elettrici, strutturali e biologici.
- Interrompere la causa del danno solo tramite personale autorizzato.
- Fotografare gli ambienti e registrare posizione, segnatura e condizioni dei materiali prima degli spostamenti, quando possibile.
- Separare i beni asciutti da quelli bagnati, evitando di sovraccaricare contenitori e di perdere l’ordine archivistico.
- Concordare rapidamente con conservatori-restauratori il trattamento dei materiali umidi o saturi: asciugatura controllata, eventuale congelamento di stabilizzazione e successive lavorazioni specialistiche.
La scelta fra asciugatura e congelamento dipende da tipologia, quantità, grado di imbibizione e disponibilità di attrezzature. Carte patinate, fotografie, pergamene, inchiostri solubili e legature storiche richiedono valutazioni specifiche. Non aprire forzatamente volumi deformati, non staccare fogli aderenti e non applicare calore diretto.
4. Incendi, fumo e residui
Dopo un incendio, i rischi possono derivare non soltanto dal calore ma anche da fuliggine, acqua di spegnimento e contaminanti. Nessun recupero va avviato prima dell’autorizzazione dei responsabili della sicurezza. La rimozione di fuliggine da carte e legature non è una normale pulizia: interventi impropri possono fissare i residui o abraderne le superfici. Serve una valutazione conservativa prima di qualsiasi trattamento.
5. Muffe e contaminazione biologica
L’umidità persistente favorisce lo sviluppo microbico. È essenziale ridurre in sicurezza le cause ambientali, isolare i materiali sospetti e coinvolgere personale competente. Non spazzolare o aspirare indiscriminatamente documenti con sospetta muffa attiva: la gestione deve considerare sia la conservazione dei beni sia la salute degli operatori.
6. Tracciabilità e documentazione del recupero
Ogni spostamento dovrebbe essere registrato con identificativo, collocazione originaria, destinazione temporanea, data, responsabile e condizioni osservate. Un condition report sintetico permette di documentare il danno e orientare gli interventi successivi.
La documentazione fotografica deve mantenere un collegamento stabile con inventari e segnature. Per i materiali già digitalizzati, è opportuno verificare l’esistenza di copie affidabili e la loro integrità, senza confondere il recupero delle informazioni con la conservazione dell’originale.
7. Prevenzione e manutenzione dopo l’emergenza
Conclusa la fase acuta, occorre analizzare le cause, aggiornare il piano e programmare manutenzione, monitoraggio ambientale, esercitazioni e formazione. La conservazione preventiva riduce la probabilità di nuovi danni e migliora la capacità di risposta.
Checklist essenziale per l’ente
- Planimetrie e rischi dei depositi aggiornati
- Responsabili e contatti di emergenza verificati
- Elenco ragionato delle collezioni prioritarie
- Procedure per accesso sicuro, documentazione e movimentazione
- Kit e spazi di ricovero temporaneo individuati
- Accordi preliminari con professionisti e fornitori specializzati
- Registro delle esercitazioni e revisione periodica del piano
Normativa italiana e riferimenti per la pianificazione
La predisposizione di un piano di emergenza per archivi e biblioteche deve essere commisurata alla natura dell’ente, agli immobili, ai beni custoditi e alle prescrizioni applicabili. Tra i riferimenti principali:
- D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio): l’art. 29 inquadra la conservazione attraverso studio, prevenzione, manutenzione e restauro; l’art. 30 disciplina gli obblighi conservativi di proprietari, possessori e detentori di beni culturali. Queste disposizioni sostengono l’impostazione preventiva del piano, ma non equivalgono a una checklist operativa di emergenza.
- D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81: disciplina la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, comprese valutazione dei rischi, misure di emergenza e protezione dei lavoratori. La gestione del patrimonio non deve mai compromettere l’incolumità delle persone.
- D.P.R. 1° agosto 2011, n. 151: disciplina i procedimenti di prevenzione incendi per le attività soggette, nei casi e alle condizioni indicati dall’allegato I. L’assoggettamento di una specifica biblioteca o di un archivio va verificato in relazione all’attività e alle caratteristiche dell’edificio.
- Decreti ministeriali 1, 2 e 3 settembre 2021: riguardano rispettivamente controlli e manutenzione antincendio, gestione della sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro e criteri di progettazione, realizzazione ed esercizio della sicurezza antincendio nei casi previsti. L’applicabilità concreta va valutata con i professionisti della sicurezza.
Per la normativa vigente e le eventuali disposizioni specifiche dell’istituto è necessario consultare i testi aggiornati su Normattiva e le indicazioni delle autorità competenti. Per beni sottoposti a tutela, ogni intervento di restauro e ogni operazione soggetta ad autorizzazione richiedono il confronto con la Soprintendenza competente.
Precedenti storici: cosa insegnano le grandi emergenze
L’alluvione di Firenze del 4 novembre 1966
L’esondazione dell’Arno colpì gravemente il patrimonio culturale fiorentino. La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze subì danni ingenti alle raccolte e ai locali; il recupero mobilitò personale, volontari e specialisti, con operazioni di trasferimento, asciugatura, pulitura e restauro proseguite nel tempo. L’evento contribuì in modo decisivo allo sviluppo di competenze e metodi di recupero dei materiali librari danneggiati dall’acqua e dal fango.
Lezione operativa: occorre conoscere in anticipo collocazione e priorità delle raccolte, predisporre procedure per la tracciabilità dei materiali rimossi e stabilire contatti con strutture specializzate. L’improvvisazione e la perdita delle informazioni di provenienza possono aggravare il danno.
L’alluvione di Venezia del novembre 2019
Le eccezionali acque alte del novembre 2019 hanno richiamato l’attenzione sulla vulnerabilità del patrimonio storico e documentario veneziano rispetto alle inondazioni. Il rischio non riguarda soltanto il contatto diretto con l’acqua, ma anche sali, umidità persistente, impianti e difficoltà logistiche nelle fasi successive.
Lezione operativa: il piano deve considerare l’esposizione territoriale e la continuità del monitoraggio, la protezione dei depositi bassi, la disponibilità di spazi temporanei e le procedure per una ripresa graduale delle attività.
Questi esempi non sono protocolli replicabili automaticamente: ogni emergenza richiede una valutazione delle condizioni reali, dei materiali e dei rischi per gli operatori.
Quando coinvolgere un professionista della conservazione
Un tecnico della conservazione o un restauratore qualificato può contribuire alla valutazione preliminare, alla mappatura delle vulnerabilità, alla predisposizione delle procedure e alla documentazione conservativa. Gli interventi sui beni culturali devono rispettare le competenze professionali e le autorizzazioni eventualmente richieste.
L’Antro di Thoth offre consulenza per la conservazione preventiva, la documentazione dello stato di conservazione e la pianificazione degli interventi su materiali librari e archivistici. Per valutare le esigenze di un fondo o di una biblioteca è possibile richiedere un sopralluogo e una proposta mirata.
