Ricondizionamento conservativo di archivi e biblioteche: scatole, cartelle e materiali idonei

Una scatola rotta, una cartella troppo stretta o un documento che sporge dal fascicolo possono creare danni anche in un deposito apparentemente ordinato. Il ricondizionamento conservativo consiste nella scelta e nell’organizzazione di contenitori e supporti idonei per proteggere libri, carte sciolte, pergamene e raccolte miste nel lungo periodo. Non coincide con una semplice sostituzione di scatole: richiede ricognizione, rispetto dell’ordinamento archivistico, individuazione dei rischi e tracciabilità.

Questa guida si rivolge a biblioteche, archivi comunali, fondazioni, istituti ecclesiastici, musei e proprietari di raccolte documentarie. Illustra come riconoscere contenitori inadatti, scegliere materiali compatibili e progettare un intervento pilota, distinguendo norme tecniche, casi reali e raccomandazioni operative. Gli esempi non autorizzano manipolazioni o restauri diretti di beni fragili o tutelati senza personale competente.

1. Che cosa significa ricondizionare un fondo archivistico o librario

Un contenitore conservativo serve contemporaneamente a limitare abrasione, deformazioni, polvere, luce e danni da movimentazione. Per i materiali documentari può aiutare a mantenere la relazione fisica tra unità e relativi allegati; per i volumi fragili una custodia su misura può sostenere una legatura che si desidera conservare senza interventi diretti. Una scatola, tuttavia, non risolve infiltrazioni, infestazioni, contaminazione biologica o condizioni ambientali inadeguate.

La scheda del NEDCC sulle custodie chiarisce che contenitori realizzati con materiali instabili possono deteriorarsi o trasferire acidità a ciò che dovrebbero proteggere. Le indicazioni del Canadian Conservation Institute mostrano invece che, oltre alla qualità chimica, contano dimensione, resistenza e modalità di uso. Il ricondizionamento è dunque un’attività di conservazione preventiva progettata, non un acquisto indifferenziato di scatole.

2. Prima di acquistare: ricognizione e valutazione dello stato dei materiali

Il primo passaggio è un censimento sufficientemente preciso delle tipologie presenti: carte sciolte, registri, fascicoli, stampe, grandi formati, fotografie, pergamene, volumi con legature deboli e materiali compositi. L’indagine deve distinguere esigenze fisiche e informative; non è corretto modificare l’ordine di un fondo soltanto per far entrare le carte in contenitori standard.

• Unità e struttura: fondo, serie, segnatura, quantità e ordinamento preesistente.
• Tipologie: carta, pergamena, fotografie, supporti plastici o assemblaggi con materiali diversi.
• Dimensioni: formati massimi e minimi, spessore, presenza di pieghe, rilievi o sigilli pendenti.
• Stato conservativo: lacune, strappi, legature indebolite, corrosione, acidità visibile, deformazioni e tracce di danni biologici.
• Uso: frequenza di consultazione, esigenze di digitalizzazione, movimentazione e recupero in emergenza.
• Contesto: spazio sugli scaffali, accessibilità, clima del deposito, ingombro e peso delle unità.

Le osservazioni più rilevanti possono confluire in un condition report o in una scheda sintetica di ricognizione. Materiali bagnati, con muffe sospette o attacco entomologico in corso vanno prima valutati secondo procedure di sicurezza e conservazione: un contenitore chiuso può aggravare le condizioni se trattiene un’umidità già presente.

3. Carta e cartone: acid free, lignin free, buffered e unbuffered

Perché la dicitura «archivistico» non è sufficiente

Il termine commerciale “archival” non garantisce, da solo, la stabilità del materiale. La Library of Congress raccomanda di cercare specifiche verificabili sulla composizione, sull’assenza di lignina e sull’eventuale riserva alcalina. Occorre chiedere al fornitore una scheda tecnica, non affidarsi soltanto al colore grigio della scatola o alla scritta “acid free”.

I materiali in carta e cartone devono essere adatti al contatto con la raccolta e sufficientemente resistenti all’uso. Una scatola di buon cartone ma troppo debole, sovraccarica o mal dimensionata può schiacciare i documenti; viceversa, un supporto resistente ma chimicamente instabile può trasferire sostanze indesiderate. La scelta deve considerare entrambe le proprietà.

Quando preferire la riserva alcalina e quando evitarla

Molte cartelle per documenti cartacei stabili possono contenere una riserva alcalina, spesso carbonato di calcio, destinata a contrastare gli acidi che si sviluppano nel tempo. Non si tratta però di una soluzione universale: il CCI e il NEDCC segnalano eccezioni per coloranti, pigmenti e procedimenti sensibili all’alcalinità, come alcuni disegni tecnici e materiali fotografici. In presenza di elementi incerti o compositi va chiesto un parere conservativo prima di porre il materiale a contatto con un cartone alcalino.

4. Le principali tipologie di custodie: scegliere in base alla funzione

• Cartelle e camicie: proteggono singoli documenti o piccoli gruppi omogenei, evitando il contatto diretto con scatole e materiali instabili.
• Cartelle a quattro lembi: consentono di contenere documenti fragili limitando l’attrito e, nei casi appropriati, la necessità di scorrerli dentro una busta.
• Scatole archivistiche verticali: adatte a fascicoli che rimangono ben sostenuti e che non collassano quando parzialmente consultati; non devono essere stipate.
• Scatole orizzontali a sponda ribaltabile: possono facilitare l’accesso a carte di grandi dimensioni o fragili, riducendo il rischio durante l’estrazione.
• Scatole bivalve o clamshell: custodiscono volumi di pregio, pesanti o con legature vulnerabili, se progettate e costruite a misura.
• Phase box e custodie leggere: possibili soluzioni per libri da sostenere e proteggere senza restaurare direttamente la legatura; il livello di protezione varia secondo la costruzione.
• Portfolio e contenitori per grandi formati: devono distribuire correttamente il peso e consentire il prelievo senza piegare o trascinare le opere.

La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze descrive l’uso di scatole bivalve, phase box e custodie personalizzate, fornendo persino strumenti per il calcolo delle misure di taglio e piega. Il NEDCC segnala invece che custodie troppo aderenti o che sfregano contro la legatura possono produrre danni durante ogni estrazione. L’involucro deve proteggere senza aggiungere sollecitazioni.

5. Scatola e documento devono essere compatibili anche nelle dimensioni

Le cartelle non dovrebbero sporgere o incurvarsi dentro una scatola; i fascicoli non vanno schiacciati per recuperarne la capienza, né lasciati senza sostegno verticale. Per la conservazione orizzontale occorre evitare pile troppo pesanti o alte, e prevedere lo spazio necessario per prelevare ogni contenitore in sicurezza. I sigilli pendenti, elementi in rilievo e inserti tridimensionali possono richiedere supporti, separatori o alloggiamenti dedicati.

Per i grandi formati, il CCI raccomanda in genere cartelle e armadi orizzontali sufficientemente ampi, con spazio per una movimentazione sicura. Quando una carta piegata è fragile non la si deve distendere forzatamente per adattarla al nuovo contenitore; il suo recupero richiede una valutazione conservativa. La guida NEDCC sulla gestione delle opere su carta sottolinea anche la necessità di separare oggetti molto pesanti e sottili, e di evitare pressioni differenziali.

6. Fotografie, pergamene e materiali speciali: attenzione alle eccezioni

I materiali fotografici hanno requisiti propri

La UNI ISO 16245:2024 si applica alle scatole e alle cartelle cellulosiche per la conservazione di documenti su carta e pergamena, ma non disciplina la conservazione dei materiali fotografici. Per fotografie e supporti fotografici sono pertinenti criteri dedicati, inclusa la famiglia ISO 18902 e il Photographic Activity Test (PAT), come ricorda il NEDCC. Carte alcaline, plastiche o adesivi impiegabili con manoscritti ordinari non sono automaticamente adatti a stampe, negativi e procedimenti storici.

Pergamene, legature e sigilli

La pergamena è sensibile alle variazioni igrometriche e può deformarsi; è importante evitare costrizioni rigide o punti di pressione. Le legature storiche con assi, fermagli e decorazioni richiedono custodie che non comprimano gli elementi sporgenti. I sigilli pendenti devono essere sostenuti separatamente quando necessario: un contenitore del giusto formato non basta se i sigilli urtano contro i documenti durante la movimentazione.

7. Normativa e standard: riferimenti italiani aggiornati

D.Lgs. 42/2004 – Codice dei beni culturali e del paesaggio

L’articolo 29 del D.Lgs. 42/2004 include prevenzione e manutenzione nella conservazione programmata del patrimonio culturale. L’articolo 30 richiama gli obblighi conservativi di soggetti pubblici e privati nei casi previsti. Il ricondizionamento può comprendere attività di prevenzione, ma la qualificazione delle operazioni e le eventuali autorizzazioni, specialmente quando si interviene direttamente su beni tutelati, vanno verificate per il caso concreto con le professionalità e gli enti competenti.

UNI ISO 16245:2024, non la vecchia edizione del 2011

Il riferimento italiano attuale è la UNI ISO 16245:2024 (in vigore dal 1° agosto 2024), che adotta la ISO 16245:2023. La norma specifica requisiti per scatole, cartelle e altri contenitori a base di cellulosa destinati alla conservazione a lungo termine di documenti su carta e pergamena, e sostituisce la UNI ISO 16245:2011. È una norma tecnica: la sua obbligatorietà non deve essere generalizzata oltre i casi in cui disposizioni, capitolati o accordi ne richiedano l’applicazione.

In un capitolato, invece della formula generica “scatole archivistiche”, conviene indicare tipologie, misure, qualità richieste, riferimenti normativi applicabili, schede tecniche e modalità di verifica dei prodotti forniti. Le specifiche effettive vanno predisposte in relazione alla raccolta e non copiate indiscriminatamente.

8. Casi documentati: Milano, American Philosophical Society e Metropolitan Museum

Archivio di Stato di Milano: «Pergamene per fondi» (progetto 2020)

Nella relazione dell’Archivio di Stato di Milano per i primi due quadrimestri del 2020 è descritto un progetto di ricondizionamento e conteggio delle Pergamene per fondi, ripartite allora in 14.449 fascicoli e 770 scatole. Il programma prevedeva il conteggio dei pezzi, la sostituzione delle camicie, l’isolamento da elementi lignei tramite cartoncini non acidi, alloggiamenti idonei per sigilli pendenti e osservazioni sulle condizioni delle pergamene.

Che cosa insegna: ricondizionare significa contemporaneamente proteggere i materiali e migliorare la loro identificazione. I numeri e le attività citate descrivono il progetto secondo la relazione del 2020, non certificano da soli il completamento di tutte le operazioni.

American Philosophical Society: carte di Franz Boas (2022–2023)

L’American Philosophical Society ha raccontato il riordino e ricondizionamento di più nuclei delle carte di Franz Boas. Alcuni documenti erano collocati in cartelle leggere, prive di sostegno adeguato, e scatole vecchie e deteriorate; il lavoro ha combinato nuovi alloggiamenti, identificazione di accessioni, riorganizzazione e aggiornamento degli strumenti di ricerca. La pubblicazione del gennaio 2023 documenta anche il rinvenimento e la ricollocazione di materiali precedentemente poco descritti.

Che cosa insegna: il contenitore è parte di un sistema informativo e conservativo. Se si sostituiscono le scatole senza preservare il rapporto tra vecchie segnature, serie e nuove collocazioni, si rischia di proteggere fisicamente i pezzi ma renderli più difficili da ritrovare.

Metropolitan Museum of Art: la ricollocazione dei grandi folio (2024)

Nel dicembre 2024 la Watson Library del Metropolitan Museum of Art ha documentato il trasferimento di circa il 60% dei propri volumi di grande formato in una zona rinnovata e climatizzata del museo. L’unità di conservazione libraria aveva realizzato custodie su misura per numerosi volumi, facilitandone il trasporto e la nuova collocazione; sono stati impiegati anche carrelli progettati per materiali particolarmente ingombranti.

Che cosa insegna: il ricondizionamento dovrebbe essere pianificato insieme alla movimentazione e alla destinazione finale. Non basta che una scatola sia chimicamente idonea: deve proteggere il volume nelle operazioni reali di prelievo, trasporto e consultazione.

9. Dall’inventario al progetto pilota: un percorso operativo

1. Definire ambito e priorità: stabilire fondi, consistenza, obiettivi di accessibilità e criticità conservative.
2. Rilevare le dimensioni reali: misurare campioni rappresentativi, registrare spessori e componenti anomale.
3. Individuare eccezioni: separare, sul piano progettuale, materiali fotografici, pergamene, volumi fragili, grandi formati e oggetti con sigilli.
4. Confrontare i prodotti: richiedere schede tecniche, compatibilità, robustezza, dimensioni e riferimenti alle norme applicabili.
5. Eseguire un lotto pilota: verificare la funzionalità dei contenitori su unità rappresentative, sotto supervisione conservativa dove necessario.
6. Documentare il cambio di alloggiamento: associare vecchia e nuova collocazione, identificativi delle scatole e differenze eventualmente emerse.
7. Collaudare: valutare facilità di estrazione, assenza di pressioni, movimentazione, stabilità dello scaffale e possibilità di consultare i beni.
8. Programmare i controlli: prevedere monitoraggio ambientale, verifica delle custodie e revisione delle priorità nel tempo.

Il lotto pilota è particolarmente utile prima di affidamenti o acquisti su larga scala: evita di ordinare centinaia di scatole inadatte e consente di definire requisiti misurabili nel capitolato. Quando il ricondizionamento prepara una riproduzione digitale, si coordina anche con la guida sulla digitalizzazione di manoscritti e libri antichi.

10. Errori comuni da evitare

• Acquistare scatole soltanto sulla base del prezzo, del colore o della parola “archivio” stampata sul catalogo.
• Comprimere registri e fascicoli in contenitori troppo piccoli oppure riempirli oltre la loro capacità.
• Usare cartoni acidi, buste plastificate non identificate, PVC, elastici, graffette, nastri adesivi o colle di composizione incerta a contatto con gli originali.
• Applicare indiscriminatamente cartone alcalino a fotografie, cianotipi o media sensibili senza una valutazione specialistica.
• Rimuovere camicie antiche o segnature storiche senza documentarne l’eventuale valore informativo o testimoniale.
• Trasferire in scatole chiuse materiali ancora umidi o con sospetti fenomeni biologici senza averne affrontato le cause.
• Accatastare scatole pesanti senza verificare portata, accessibilità e condizioni del deposito.

Se un fondo presenta danni d’acqua, si consulti la guida ai piani di emergenza; se si sospettano muffe, il contenimento va coordinato con le indicazioni della guida specifica. Il contenitore non può sostituire la stabilizzazione degli originali.

11. Checklist per una biblioteca, un archivio o una fondazione

• Le unità hanno identificativi e collocazioni aggiornati, collegati alle vecchie segnature?
• Esiste una ricognizione che distingua libri, carte sciolte, pergamene, fotografie e grandi formati?
• Le scatole sono sufficientemente robuste e dimensionalmente compatibili con il contenuto?
• Le schede dei materiali documentano le proprietà necessarie e gli eventuali riferimenti a norme pertinenti?
• Le custodie evitano schiacciamenti, piegature, punti di pressione e sfregamento durante l’estrazione?
• Sigilli, legature deboli e supporti decorati hanno ricevuto una valutazione dedicata?
• L’eventuale sostituzione di camicie, cartelle o segnature storiche è stata documentata?
• Il progetto comprende un lotto pilota e controlli successivi al ricondizionamento?

12. Quando coinvolgere un tecnico della conservazione

È opportuno coinvolgere competenze conservative quando il fondo comprende pergamene, fotografie storiche, carte con inchiostri instabili, sigilli, legature di pregio o deformazioni marcate; quando la sostituzione dei contenitori comporta la manipolazione diretta di beni vulnerabili; oppure quando occorre definire specifiche per un progetto esteso. La valutazione preventiva può produrre una scheda delle criticità, un elenco delle tipologie di custodie ammissibili, misure campione, priorità e indicazioni per la sicurezza delle movimentazioni.

L’Antro di Thoth offre servizi di conservazione preventiva, ricognizione e documentazione del patrimonio librario e archivistico. Enti e fondazioni del territorio possono richiedere informazioni per impostare un sopralluogo, un progetto pilota o una pianificazione conservativa coerente con i materiali e le risorse disponibili.

Fonti normative e bibliografia essenziale

• D.Lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, artt. 29 e 30.
• UNI ISO 16245:2024, Informazione e documentazione – Scatole, cartelle e altri contenitori in materiali a base di cellulosa per lo stoccaggio di documenti su carta e pergamena.
• ISO 16245:2023, scheda ufficiale della seconda edizione.
• Library of Congress, Preserving Your Books: Storing Your Books, criteri sui materiali per le custodie.
• Canadian Conservation Institute, Caring for paper objects, linee guida di conservazione preventiva.
• CCI Note 11/1, Making Enclosures for Books and Paper Objects.
• NEDCC, Storage Enclosures for Books and Artifacts on Paper, Preservation Leaflet 4.4.
• NEDCC, Storage and Handling for Books and Artifacts on Paper, Preservation Leaflet 4.1.
• NEDCC, Storage Enclosures for Photographic Materials, Preservation Leaflet 5.5.
• Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, Laboratorio di restauro, custodie e scatole di protezione.
• Archivio di Stato di Milano, Relazione sulle attività 2020, I e II quadrimestre, progetto “Pergamene per fondi”.
• American Philosophical Society, Reprocessing the Franz Boas Collections, 23 gennaio 2023.
• The Metropolitan Museum of Art, Folio Shift: (Space) Raiders of the (Not) Lost Art, 18 dicembre 2024.

Nota: la presente guida è destinata alla programmazione conservativa. Le specifiche dei materiali, il trattamento di supporti instabili e gli interventi sui beni culturali sottoposti a tutela richiedono verifiche caso per caso e, ove previsto, l’intervento di professionisti qualificati e le necessarie autorizzazioni.